Πολλές φορές σε ένα υπολογιστικό φύλλο χρειάζεται να αναδιατάξετε ή να οργανώσετε τα δεδομένα ώστε να διευκολύνετε την εύρεση πληροφοριών. Ακόμη χρειάζεται να θέσετε απλές ερωτήσεις για να εξάγετε χρήσιμες πληροφορίες από τα δεδομένα σας. Όλα τα ανωτέρω γίνονται εύκολα στο Calc με τα αντίστοιχα εργαλεία της Βασικής εργαλειοθήκης.
Στη διπλανή εικόνα βλέπετε τα εργαλεία ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ, ΑΥΞΟΥΣΑ και ΦΘΙΝΟΥΣΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ και ΑΥΤΟΜΑΤΟ ΦΙΛΤΡΟ.
Επίσης, ένα έτοιμο υπολογιστικό φύλλο είναι συνήθως ταξινομημένο. Όταν όμως προσθέτετε εγγραφές τις, προσθέτετε για ευκολία στο κάτω μέρος του φύλλου και όχι στη σωστή θέση που πρέπει να μπουν με βάση το κριτήριο ή τα κριτήρια ταξινόμησης που ισχύουν ήδη στο φύλλο. Μετά την πρόσθεση λοιπόν των εγγραφών μπορείτε να τις ταξινομήσετε και να ενημερώσετε το υπολογιστικό φύλλο.
ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΥΞΟΥΣΑ ΚΑΙ ΦΘΙΝΟΥΣΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ
Για να ταξινομήσετε γρήγορα μια στήλη με αύξουσα σειρά επιλέγετε οποιοδήποτε κελί της στήλης και πατάτε το εργαλείο ΑΥΞΟΥΣΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ. Σε περίπτωση που θέλετε ΦΘΙΝΟΥΣΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ πατάτε το αντίστοιχο εργαλείο.
Στη γρήγορη ταξινόμηση το Calc αυτόματα:
- ανακαλύπτει τα δεδομένα που πρέπει να ταξινομηθούν
- αναγνωρίζει την πρώτη σειρά ως γραμμή κεφαλίδας και δεν την περιλαμβάνει στην ταξινόμηση
- επεκτείνει την ταξινόμηση στις υπόλοιπες στήλες
Επομένως για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία τα δεδομένα σας πρέπει να έχουν τη μορφή πίνακα με την 1η σειρά ως κεφαλίδα και καμία σειρά κενή
Για να κάνετε μια ταξινόμηση δεδομένων με δικά σας κριτήρια επιλέγετε το εργαλείο ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ και στα Κριτήρια ταξινόμησης ορίζετε το/α κλειδί/ιά ταξινόμησης.
Αν θέλετε να ορίσετε κάποιες Επιλογές ταξινόμησης πηγαίνετε στην αντίστοιχη καρτέλα του πλαισίου.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιλογή Η περιοχή που περιέχει ετικέτες στηλών είναι συνήθως εξ ορισμού επιλεγμένη. Αυτό σημαίνει ότι η 1η γραμμή του υπολογιστικού φύλλου περιέχει κεφαλίδες (ή ετικέτες των στηλών) και αυτές ΔΕΝ θα συμπεριληφθούν στην ταξινόμηση. Όπως βλέπετε μπορείτε να ζητήσετε κατά την ταξινόμηση να γίνεται διάκριση πεζών – κεφαλαίων, να γίνει ταξινόμηση με κατεύθυνση από αριστερά προς τα δεξιά (και όχι από πάνω προς τα κάτω), κλπ..